• Die Gebiete, die den einzelnen Außendienst- oder Servicemitarbeitern zugeordnet sind, haben große Auswirkungen auf deren Tätigkeit. Je nach Anzahl und Kaufverhalten der dort ansässigen Kunden können Umsätze und Arbeitsaufwand starke Unterschiede aufweisen. Das kann zu Konflikten und Spannungen im Betrieb führen. Mit einer sorgfältigen Gebietsplanung können Sie diese Probleme jedoch vermeiden.

  • Was ist Gebietsplanung?

    Die Gebietsplanung bezeichnet die Zuweisung unterschiedlicher geografischer Gebiete – je nach Tätigkeit des Unternehmens beispielsweise an Außendienstmitarbeiter, Filialen oder Depots. Hierbei ist es von großer Bedeutung, auf eine ausgewogene Zuteilung zu achten. Wenn es hierbei zu großen Unterschieden bei der Arbeitslast oder bei den Umsätzen kommt, kann das zu Konflikten führen und die Motivation der benachteiligten Mitarbeiter senken.

    Bei der Einteilung der Gebiete sind jedoch auch noch einige weitere Details zu berücksichtigen. Beispielsweise werden die einzelnen Kunden meistens in die Kategorien A, B und C eingeteilt. Die Kunden der Gruppe A stellen hierbei die kleinste Gruppe dar. Sie sind jedoch für den größten Teil der Umsätze verantwortlich. Wenn ein Gebiet viele A-Kunden aufweist, ist es deutlich einfacher, Umsätze zu generieren als in Regionen, in denen vorwiegend C-Kunden ansässig sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Neukundenpotenzial. Auch in dieser Hinsicht ist es ratsam, auf eine ausgewogene Verteilung zu achten.

    Allerdings sollte eine Einteilung der Kunden nicht ausschließlich nach monetären Faktoren vorgenommen werden, auch die Auslastung der einzelnen Außendienstmitarbeiter ist von großer Bedeutung. Häufig wird die Fahrtzeit bei der Planung von Gebieten nicht ausreichend berücksichtigt, was dazu führt, dass nicht alle Kunden besucht werden können, dass Arbeitszeiten nicht eingehalten werden oder die Arbeitssicherheit außer Acht gelassen wird.

    Verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten bei der Gebietsplanung:

  • Eine ausgeglichene Gebietseinteilung sollte deshalb stets für realistische, angemessene Fahrtzeiten sorgen, das spart wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen. Es gibt unterschiedliche Arten der Gebietsplanung. Sehr beliebt ist es, die Einteilung der einzelnen Verkaufsgebiete anhand der räumlichen Struktur vorzunehmen. Eine weitere Alternative stellt die produktbezogene Gebietsstruktur dar. Diese kommt vorwiegend dann zum Einsatz, wenn für die Beratung ein produktspezifisches Fachwissen erforderlich ist. In diesem Fall vertreten die Außendienstmitarbeiter nicht das gesamte Sortiment, sondern nur einen Teil davon. Schließlich ist es möglich, die Gebiete anhand der Branchen der Kunden zu definieren.

  • Für wen lohnt sich Gebietsplanung?

    Die Planung von Vertriebsgebieten ist für Unternehmen jeder Vertriebsgröße sinnvoll. Sie stellt eine flächendeckende Betreuung sicher und stellt eine ausgeglichene Verteilung aller Parameter wie Umsatz oder Kundenpotenziale sicher. Die Anwendungsfälle sind sehr vielfältig. Sie können damit die Strukturen des Außendiensts optimieren, logistische Zustellgebiete oder ein Filialnetz planen und Kunden zu verschiedenen Serviceniederlassungen zuordnen. Außerdem erstellen auf diese Weise Merchandiser ihre Planungen und es ist möglich, Postzustellgebiete einzuteilen oder zu optimieren. Auch wenn Sie Einzugsgebiete planen, ist diese Technik sehr hilfreich.

    Eine Gebietsplanung durchzuführen, ist in verschiedenen Situationen sinnvoll:

    • Größere Zugewinne oder Verluste bei den Kunden
    • Änderung des Kaufverhaltens - Einführung neuer Produkte
    • Änderung der Channel-Strategie oder des Business-Modell
    • Fusionen von Firmen oder Außendienstschienen
    • Personelle Veränderungen in Vertriebsteams

    Um stets eine optimale Aufteilung der Verkaufs- oder Zustellgebiete zu gewährleisten, ist es empfehlenswert, diese halbjährlich zu überprüfen. Bei einer regelmäßigen Optimierung von Vertriebsgebieten lassen sich kleinere Änderungen direkt umsetzen. Eine umfassende Gebietsreform ist hingegen meistens nur alle ein bis zwei Jahre erforderlich.

  • Vorteile der Gebietsplanung mit PTV Map&Market

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    Transparenz und Objektivität

    PTV Map&Market macht es durch ihre transparente Gestaltung einfach, die Einteilungen nachzuvollziehen. Sie können unterschiedliche Planungsszenarien entwerfen und die beste Lösung auswählen. Daher behalten Sie auch bei schwierigen Entscheidungen einen objektiven Blick

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    Hohe Kundenzufriedenheit

    Sie können den Besuchsrhythmus individuell mit Ihren Kunden abstimmen und einhalten. So vergessen Sie niemanden und führen keine zu häufigen Besuche durch

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    Umsatzsteigerung

    Ein genau geplanter Besuchsrhythmus steigert die Kundenkontakte und spart Fahrtzeit, was den Umsatz erhöht und die Kosten reduziert. Durch diese Optimierung bleibt außerdem mehr Zeit für die Neukundenakquise

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    Optimierung der Wegstrecken

    Durch die Gebietsoptimierung müssen Ihre Mitarbeiter weniger Kilometer zurücklegen. Das reduziert die Reisezeit und damit die Arbeitslast. Unsere Software führt zu einer durchschnittlichen Reduzierung der Wegstrecken um rund 17 Prozent

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    Motivierte Mitarbeiter

    Realistische und individuell abgestimmte Ziele können transparent kommuniziert werden, das erhöht die Motivation des gesamten Vertriebsteams. Außerdem kann das die erforderliche Arbeitszeit reduzieren

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    Berücksichtigung von Restriktionen

    PTV Map&Market berücksichtigt für eine präzise Gebietsplanung Restriktionen wie z.B. die Öffnungszeiten von Kunden, die Kapazitäten von Depots oder die individuellen Fähigkeiten von Service-Technikern

  • Wie geht man bei der Planung von Gebieten vor?

    Der erste Schritt der Gebietsreorganisation besteht in der Analyse und der Bewertung der bestehenden Strukturen. Dabei werden KPIs wie die Auslastung, die zurückgelegten Strecken, die Kundenverteilung nach ABC-Klassifizierung und die Umsatzverteilung ermittelt. Die grafische Darstellung auf einer digitalen Karte macht es einfach, ineffektive Zuordnungen zu erkennen.

    Durch das Erstellen unterschiedlicher Szenarien treffen Sie eine valide Entscheidung. Dabei können Sie etwa die Einteilung anhand der Standorte vornehmen und so eine ausgeglichene Verteilung bewirken. Außerdem ist es möglich, die Gebietsstrukturen zu erweitern und neue Standorte hinzuzufügen. Eine weitere Alternative stellt die Konsolidierung dar. In diesem Rahmen können Sie Standorte zusammenlegen und die Gebiete gleichzeitig optimieren. Auch eine Reduzierung ist hierbei möglich. Darüber hinaus birgt die Zusammenlegung von Vertriebsschienen ein erhebliches Einsparpotenzial.

    Auf Grundlage der erstellten Szenarien können Sie dann die Maßnahmen planen. Es ist empfehlenswert, dabei alle Stakeholder einzubeziehen. Durch die transparente Planung und die Einhaltung aller Restriktionen zeigen Sie sowohl Ihren Außendienstmitarbeitern als auch dem Betriebsrat, dass von der Optimierung auch die Arbeitskräfte profitieren – beispielsweise durch eine bessere Einhaltung der Arbeitszeiten.

  • Warum Software bei der Gebietsplanung einsetzen?

    Die Gebietsplanung stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Einer der wesentlichen Gründe hierfür besteht darin, dass Sie dabei zahlreiche Kriterien berücksichtigen müssen, die sich teilweise sogar widersprechen. Beispiele für die verschiedenen Aspekte sind die geografische Verteilung der Kunden, die Umsatzpotenziale, die Fahrzeiten, die Arbeitslast und die ABC-Klassifizierung.

    Die traditionelle Form der Einteilung der Gebiete bestand lange Zeit darin, diese mithilfe einer analogen Landkarte und Excel-Tabellen festzulegen. Um dabei alle genannten Aspekte zu berücksichtigen, ist jedoch viel Zeit erforderlich. Die Software von PTV Map&Market erlaubt es jedoch, innerhalb kürzester Zeit verschiedene Szenarien zu entwerfen und zu überprüfen. Das beschleunigt den Prozess und verbessert die Qualität der Ergebnisse. Während die traditionelle Gebietsplanung rund zwei bis drei Wochen erfordert, benötigen Sie mit PTV Map&Market hierfür nur noch wenige Tage oder gar Stunden. Daher amortisiert sich diese Investition innerhalb kürzester Zeit.

  • „Die richtige Gebietsplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben im Bereich des Außendienstes. Deshalb arbeiten wir seit Jahren mit den Profis der PTV zusammen: unkompliziert, unbürokratisch, einfach spitze!“ Sonax GmbH, Hr. Behmer

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