• Die Vertriebsgebiete neu strukturieren – das stand schon seit geraumer Zeit auf dem Plan der P&G Prestige Products GmbH. Denn die Arbeitsverteilung unter den zunächst noch 23 Field Account Managern, wie die P&G-Unternehmenssparte für den Parfümvertrieb seine Außendienstmitarbeiter nennt, war zu inhomogen. Die historisch gewachsenen Gebiete selbst unterschieden sich stark: Da gab es riesige geografische Bezirke in strukturschwachen Regionen mit wenig Kunden, aber viel Fahrzeit. Genauso gab es Ballungsräume mit hoher Kundenkonzentration und kurzen Wegen, etwa das Ruhrgebiet oder zahlreiche Großstädte. Zusätzlich erschwert wurde die Situation durch die sehr unterschiedliche Kundenstruktur und auch durch Umzug und Ruhestandsaustritt von Außendienst-Mitarbeitern – so dass ein Gebiet ganz ohne Betreuer war. Dem konnte die bestehende Gebietsaufteilung nicht mehr gerecht werden. Und „per Hand“ war unter diesen komplexen Voraussetzungen keine Neuplanung möglich.

    Fix vorgegeben waren zum Projektstart drei Dinge: die Kunden und ihre Standorte, P&G-Mitarbeiter und ihre Wohnorte sowie die Häufigkeit und erforderliche Zeit der Kundenbesuche. Der Besuchsaufwand hing und hängt dabei branchenspezifisch von der Kundenstruktur ab: In der Parfüm- und Körperpflege gibt es den zentralgeführten, filialisierten Handel wie zum Beispiel die Ketten Müller, Douglas und dm. Es gibt zweitens den inhabergeführten, selbstständigen Einzelhandel. Dieser erfordert einen hohen Betreuungsaufwand, weil direkte Aufträge in den Besuchsablauf integriert sind und der jeweilige Field Account Manager ein vollumfängliches Verkaufen realisiert. Den dritten Kundentyp bilden lokal agierende, in Kooperationen oder Accounts zusammengefasste Ketten, etwa die Stadt-Parfümerie Pieper oder die Aurel City-Parfümerie, ein Mitglied der Beauty Alliance. „Wir haben für unsere Field Force unter allen diesen Bedingungen einen aufwandsgerechten Ansatz gesucht, rein nach ver - füg barer Arbeitszeit. Eine Erfolgsbeteiligung spielte keine Rolle, weil unsere Mitarbeiter ein Festgehalt bekommen“, sagt Dietmar W. Haufe, Leiter des P&G Prestige Products Außendienstes in Deutschland.

Die Lösung

  • Für das Neuplanen der Gebiete speisten die Projektpartner gemeinsam alle rund 1600 Kundenadressen inklusive der Clusterung, wie oft und wie lang ein Kunde besucht werden soll, als Planzahlen ins System ein. Dazu die Wohnadressen der Field Account Manager. Via automatischer Geocodierung visualisierte PTV Map&Market die bestehenden Vertriebsgebiete und Adressen auf digitalen Karten – und erstellte einen Vorschlag, wie die neuen Gebietsgrenzen verlaufen können und wie die Kunden auf die 22 Mitarbeiter zu verteilen sind, damit eine gleichmäßige Belastung entsteht.

  • Die Software gibt auf Wunsch mehrere Planungsszenarien aus, die optimale wählen die PTV-Spezialisten zusammen mit ihren Geschäftspartnern aus. „Mehrere Ideen und Gedanken lassen sich mit PTV Map&Market sortieren und priorisieren“, so Gordana Vidovic, Assistant P&G Prestige Products. „Alles lässt sich darstellen und vergleichen, auch das, was eigentlich nicht primär Aufgabe war und nicht im Fokus stand.“ P&G Prestige Products hat an der vorgeschlagenen neuen Gebietsstruktur nur an ganz wenigen Randstellen von Hand nachjustiert. „Das Grundgebilde war perfekt und hat exakt zu den Bedingungen unseres Konzerns gepasst“, so Dietmar W. Haufe.

  • Das Ergebnis

    Die neue Struktur der 22 Gebiete ermöglicht ausgeglichene, oft reduzierte Fahrzeiten, mehr Zeit für kompetente Kundenbetreuung, Entlastung und faire Arbeitsverteilung für alle Mitarbeiter der Field Force – und das, ohne dass ein Kollege seinen Wohnort wechseln musste und bei lückenloser Besuchsabdeckung für alle Kundentypen. „Das erklärte Ziel haben wir zu hundert Prozent erreicht“, sagt Dietmar W. Haufe. „Es gab sogar noch einen positiven Nebeneffekt: Weil die Gebiete jetzt optimal liegen und kompakter sind, benötigen wir teilweise weniger Übernachtungen. Das spart natürlich Geld und Zeit und auch Aufwand.“ Einen weiteren Vorteil sieht Haufe darin, dass bis zur Neuplanung mit der PTV-Software die Kunden/ Mitarbeiter-Verteilung nicht sichtbar und nicht abbildbar war. Sprach ein Field Account Manager von einem Zuviel an Arbeit, war nicht objektiv nachzuweisen, ob die Mehrbelastung nur individuell empfunden oder tatsächlich vorhanden war. Mit PTV Map& Market „verfügen wir nun über ein objektives, visualisierbares Rechenmodell“, so Haufe. „Summa summarum hat sich die Effizienz in puncto Zeit, Kosten und Faktenkenntnis deutlich erhöht.“

  • Zum PTV-Service zieht der Vertriebsexperte Dietmar W. Haufe ein ebenso positives Resümee wie zur Software selbst: Sowohl die Schulung als auch die gemeinsame Planung und anschließende Betreuung waren „sehr kompetent und freundlich. Das PTV-Team hat sogar unter großem Zeitdruck und bei voller Auslastung immer sofort reagiert und Hilfe gegeben. Das gesamte Projekt ist von allen Partnern wirklich gut und professionell umgesetzt worden. Das hätten wir allein nie geschafft. Es war die beste Entscheidung, unser Spezialprojekt in die Hände der PTV Group zu geben.“

  • Über P&G Prestige Products
    • Die Procter & Gamble Prestige Products GmbH ist der Düfte- und Kosmetik-Teilkonzern des Konsumgüterriesen P&G. 2005 aus dem Zusammenschluss von Cosmopolitan Cosmetics und dem weltweiten Parfümgeschäft von P&G entstanden, erwirtschaftet P&G Prestige Products heute rund 400 Millionen Euro pro Jahr. Das Unternehmen beschäftigt etwa 200 Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und in der Schweiz und verwaltet zwölf Parfüm- und Körperpflegemarken. Darunter sind Hugo Boss, Gucci und Dolce & Gabbana. Der deutsche Sitz befindet sich in Schwalbach. Der Hauptkonzern P&G wurde 1873 in Cincinnati, Ohio, gegründet. Weltweit ist das Unternehmen mit circa 110.000 Mitarbeitern in über 70 Ländern aktiv, in Deutschland, dem größten Standort außerhalb der USA, seit 1960. Im Juli 2015 hat P&G bekanntgegeben, die globalen Geschäftsfelder Salon Professional, Retail Hair Colour, Wella Retail Styling, Cosmetics und Fine Fragrance im Rahmen einer Revers-Morris-Trust-Transaktion mit der Firma Coty zusammenzuführen. Mit einem Abschluss der Transaktion wird im zweiten Halbjahr 2016 gerechnet.

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