Solution de planification et d'optimisation de tournées : Comment faire le meilleur choix

  • Le choix d’un optimiseur de tournées est aujourd’hui au cœur de la stratégie transport de votre entreprise et vous souhaitez donc sécuriser au maximum votre projet. Voici une liste de 10 critères à valider en amont pour garantir la pertinence de votre choix. Ces points de vigilance s’articulent autour de 3 axes que nous vous conseillons d’intégrer à votre démarche et/ou cahier des charges :

    • Expérience métier et références similaires
    • Agilité de la solution et prise en compte de l’ensemble des contraintes opérationnelles
    • Taille de l’éditeur et effectifs de l’équipe projet
  • 1. Demandez une démonstration de la solution sur la base de vos propres données transport (Quick Check)

    Si nous devions garder un seul critère c’est bien celui-ci !!! L’éditeur doit être en mesure de vous proposer une démonstration de sa solution d’optimisation des tournées en intégrant vos données transport. Ce « quick check » vous permettra de valider la pertinence du logiciel par rapport à vos contraintes métiers et vous pourrez ainsi juger de l’agilité de la solution au niveau des paramétrages.

    N’hésitez pas à challenger vos interlocuteurs sur des contraintes fines comme la qualité du géocodage des adresses, le respect des créneaux horaires de passages, le respect des temps de travail, etc... En définitive n’hésitez pas à vérifier l’adéquation métier. Ex. dans le secteur pharmaceutique, les normes du COFRAC posent certaines conditions concernant les délais de prise en charge des prélèvements qui doivent être « traduites » par l’outil d’optimisation. Autre exemple, dans les métiers de la construction et dans la menuiserie, une solution d’optimisation de tournées n’a de sens que si elle est capable de gérer et optimiser le chargement des camions en prenant en compte les spécificités métier.

    En parallèle, il est important de voir si votre interlocuteur maîtrise votre lexique métier et s’il cible rapidement les contraintes liées à votre activité. Ce sera ici une preuve de son expérience en la matière et vous pourrez donc en conclure que sa solution répond à votre besoin.

  • 2. Références clients du même secteur

    Autre élément important qui vous garantira l’expertise de votre interlocuteur, le nombre de références clients qui utilise sa solution sur le même secteur d’activité que le vôtre. L’éditeur de la solution d’optimisation de tournées doit être en mesure d’afficher a minima 5 références métier. Les références phares du secteur sont également un bon indicateur même si votre structure est de taille inférieure.

    En effet, le choix d’une solution d’optimisation des tournées chez un acteur majeur de votre secteur d’activité ne s’est certainement pas fait « à l’emporte-pièce » et vous capitalisez ainsi sur le travail préalable de votre confrère.

    N’hésitez pas également à demander à l’éditeur de logiciel les coordonnées de ses clients pour des prises de références. Vous pourrez ainsi échanger avec des confrères qui pourront vous communiquer leurs « retours d’expérience métier ».

    Par ailleurs, cette prise de référence vous permettra de vérifier la véracité des références annoncées. La solution doit être opérationnelle et être utilisée quotidiennement chez votre confrère, une simple étude ou une démonstration sur un jeu de données il y’a quelques années ne permettent pas de prouver l’opérabilité du système en « exploitation ».

  • 3. Solution "User Friendly" et simplicité d'utilisation

    Il est bien évidemment important de valider la facilité d’utilisation de l’outil d’optimisation de tournées. Le premier élément à vérifier est constitué par les possibilités offertes par le logiciel en termes de typologies d’utilisateurs et de droits. La solution doit proposer plusieurs « niveaux » d’utilisation et ce même si votre structure est en démarrage d’activité.

    Avec le temps, et la croissance attendue, nous pouvons imaginer que de nouveaux éléments vont venir intégrer le service transport de l’entreprise et il est donc nécessaire de bien valider ce point. L’outil doit donc permettre le travail simultané de plusieurs utilisateurs sur un environnement de planification et d’optimisation commun (multi-utilisateurs).

    De plus, le logiciel doit permettre une gestion fine des différents droits des utilisateurs : création ou modifications des ordres, planification de tournées, optimisation de tournées ou simple consultation.

    Par ailleurs, il est nécessaire de vérifier l’interopérabilité des différentes fonctions ou tableurs du logiciel. Un logiciel d’optimisation de tournées doit proposer les différents éléments suivants : puits de commandes, cartographie professionnelle, puit de tournées, liste des véhicules, liste des conducteurs, etc…

    Le planificateur doit avoir la possibilité de venir modifier manuellement les tournées en fonction des aléas qui ne manqueront pas d’arriver au quotidien. Les exploitants doivent en effet garder la main sur des « retouches » éventuelles des tournées qui ont été optimisées préalablement en automatique.

    Cette fonction est un point crucial et elle permettra à l’exploitant d’effectuer rapidement des modifications sur les tournées déjà planifiées ou en cours de construction.

  • 4. Des algorithmes d'optimisation de tournées éprouvés

    Là on touche directement au cœur technologique de l’outil d’optimisation de tournées. De nombreuses années de développement sont nécessaires à l’élaboration d’algorithmes de tournées et vous devez donc privilégier un éditeur reconnu sur ce segment. Cela passe là encore par une mise en situation de la solution sur la base de vos données (comme expliqué au point n°1) mais également par les garanties que peut apporter l’éditeur en terme de R&D et d’amélioration continue des ses algorithmes de tournées.

    Le meilleur moyen de quantifier ce travail est de tester directement les algorithmes de l’éditeur. Vous pourrez juger du sérieux et de la notoriété de ce dernier si celui-ci est transparent sur les innovations en cours et qu’il partage publiquement une documentation fournie tout en proposant de tester librement ses moteurs (API) de calcul d’itinéraires et d’optimisation de tournées sur le web.

    N'hésitez pas en parallèle à questionner votre interlocuteur sur le nombre de salariés de son entreprise. L’élaboration d’algorithmes performants et la mise en conformité de ceux-ci aux nouveaux usages ou à la réglementation impliquent que l’éditeur dispose d’une équipe fournie de développeurs en charge de la recherche et du développement.

  • 5. Outil d'aide à la décision et personnalisation métier

    Il est évident de dire que chaque entreprise a une organisation unique et des contraintes qui lui sont propres. Même si deux sociétés œuvrent sur le même secteur d’activité il est probable que certaines spécificités impliquent qu’elles n’auront pas le même process quant à l’utilisation d’un logiciel d’optimisation des tournées. Il est donc là aussi important de vérifier les capacités de la solution à répondre à des besoins parfois très spécifiques.

    Vous pourrez demander à votre interlocuteur de vous présenter les différentes « règles de paramétrage » de sa solution. En effet, un calibrage fin de l’outil permet la construction de tournées réalistes et en phase avec vos objectifs. La solution d’optimisation de tournées doit proposer, en standard, un haut niveau de paramétrage. Tout en restant simples et rapides à mettre en œuvre, les différentes possibilités proposées par l’outil permettront à l’exploitant d’affiner les paramètres d’optimisation pour obtenir le résultat souhaité. Un outil trop rigide ou trop rudimentaire sera en effet difficilement exploitable et il y’a de fortes chances que vos planificateurs cessent peu à peu de l’utiliser, cela rendant votre investissement non-profitable.

  • 6. Rapports personnalisés et tableaux de bord

    Le travail du planificateur ne se limite pas à la planification des tournées, il doit constamment vérifier si les tournées peuvent être optimisées davantage et évaluer les décisions stratégiques telles que l'achat de véhicules supplémentaires pour votre flotte.

    L’outil de votre choix doit permettre d’alléger la tâche d’analyse du planificateur en lui procurant une vue d’ensemble de tous les processus et chiffres clés grâce à la création de rapports personnalisés. Les planificateurs peuvent ainsi analyser l’ensemble de la chaîne logistique, garder le contrôle sur les ressources et identifier les potentiels d’amélioration. Assurez-vous de pouvoir créer des rapports précis sur les performances passées afin d’analyser comment optimiser les tournées à l’avenir.

    Astuce : si votre éditeur dispose d’un module spécifique permettant à vos exploitants de visualiser les écarts de temps (retards, incidents,) de coût, de kilométrage entre les tournées planifiées via l’outil et celles qui ont réellement été réalisées sur le terrain par vos chauffeurs, ce sera un gage de leur expertise sur le sujet.

  • 7. Solution multi-usages

    Afin de tirer profit complètement de la solution il sera intéressant de vérifier si l’optimiseur de tournées permet plusieurs usages en fonction de vos différents besoins métier. La planification transport s’articule en effet à 3 niveaux :

    • Planification tactique
    • Planification opérationnelle
    • Planification et suivi en temps-réel

    Pour la planification tactique, celle-ci consiste à étudier en amont les besoins en terme de dimensionnement de la flotte de véhicules ou encore la constitution de tournées cadres. La solution d’optimisation de tournées va permettre de construire le plan de transport de l’entreprise, étudier des schémas de tournées alternatifs ou encore anticiper l’absence d’un chauffeur ou la diminution du nombre de véhicules à disposition. Si l’outil vous permet de comparer plusieurs hypothèses de tournées cela vous sera d’une grande aide.

    Pour la planification opérationnelle, la solution doit savoir s’adapter à l’ensemble des typologies de tournées. L’éditeur doit donc être en mesure de proposer plusieurs algorithmes de tournées qui pourront être utilisés séparément ou conjointement : algorithme de tournées libres, algorithme de tournées sectorisées (notamment en zone urbaine), algorithme de reprise des tournées cadres, etc…

    Pour la planification dynamique ou en temps-réel des tournées, l’éditeur doit proposer une communication directe de sa solution avec vos chauffeurs avec la possibilité d’envoyer les feuilles de routes optimisées et dématérialisées à ceux-ci. En retour, l’application chauffeur va renvoyer des informations à la solution d’optimisation des tournées (suivi d’exécution, statuts de livraisons, etc…). Ces informations vont permettre au planificateur de manager en dynamique ses chauffeurs et il pourra ainsi prendre les mesures d’urgences en cas d’aléa ou d’imprévu.

  • 8. Équipe projet, accompagnement et support

    Vous venez de choisir la meilleure solution d’optimisation de tournées pour votre activité, il n’en demeure pas moins que le succès de votre projet est intiment lié à la capacité de l’éditeur à vous accompagner lors de la phase de mise en œuvre de l’outil comme à l’issue.

    Veillez donc à demander à votre interlocuteur de sérieuses garanties sur ce point. La société aura-t-elle les « reins suffisamment solides » pour m’accompagner dans la durée avec un suivi personnalisé ? Vous pouvez par exemple demander à votre interlocuteur un organigramme de son entreprise (en France…). Vous connaitrez ainsi le nombre de salariés (chefs de projet, consultants fonctionnels, consultants support,…) en charges de l’accompagnement des clients. Comme pour tout projet informatique, la conduite du changement est un facteur clé de réussite et ce point se doit donc d’être vérifié.

  • 9. Suite d'application et partenariats technologiques

    Un autre élément important pour juger de la capacité d’innovation de l’éditeur est de vérifier si celui-ci propose une suite d’applications métier connexes ou interconnectées. Cette bibliothèque d’applications et/ou solutions vous permettra, au fil des ans et en fonction des changements et mutations de votre activité, d’améliorer votre solution d’optimisation de tournées par l’ajout de modules ou fonctionnalités additionnelles (Ex : calcul des ETA et notifications clients, API/Composants informatiques, sectorisation et calcul des zones de chalandise, calculateur d’itinéraire professionnel, etc…).

    D’autre part, et afin d’anticiper les futurs projets de digitalisation de votre activité, il sera utile de vérifier que l’éditeur est reconnu par ses pairs comme une référence sur le marché de l’optimisation de tournées et qu’il a su, au fil des ans, tisser des partenariats privilégiés avec d’autres entreprises du secteur.

  • 10. Interfaces standardisées

    On distingue en général les interfaces pour l’importation des données dans l’optimiseur de tournées et les interfaces vers l’application mobile des chauffeurs ou leur système télématique.

    • Importation des données

    Une solution d’optimisation des tournées est la plupart du temps « une brique additionnelle » du système d’information de votre entreprise. Les commandes et ordres de transport seront importées dans la solution grâce à des interfaces avec le système maître, plus fréquemment votre ERP (Enterprise Resource Planning) ou selon les cas votre WMS (Warehouse Mangement Solution), CRM (Customer Relationship Management) ou TMS (Transport Management Solution). L’éditeur doit donc proposer des interfaces standardisées, simples à mettre en œuvre, et qui permettent de s’interfacer facilement avec la majorité des systèmes présents sur le marché. Le nombre de références clients est là encore un élément à prendre en compte car il apporte la garantie que la solution d’optimisation des tournées est répandue et connue, et qu’elle est, de facto, déjà interfacées avec la plupart des acteurs tiers.

    • Transfert des données vers les chauffeurs

    L’optimiseur de tournées doit pouvoir également s’interfacer avec les principaux acteurs de télématiques du marché dans l’hypothèse ou un acteur est déjà en place au sein de votre structure. Si votre projet de mise en place d’une solution d’optimisation de tournées intègre également la mise en place d’une solution mobile, vous pourrez au choix opter pour la suite mobile de l’éditeur et/ou lui demander de vous conseiller des acteurs avec qui il a pour habitude de collaborer.