• ”I dag: stik, analyse og dosering” er det hollandske LabWest’s motto. LabWest, som foretager blodprøver og blodprøveanalyser til forebyggelse af blodpropper, holder til i Den Haag og omegn. For at kunne forblive tro mod deres motto, er det nødvendigt for dem, at effektivt kunne planlægge de hundrede af besøg, som deres feltpersonale foretager dagligt. Med implementeringen af PTV Smartour, er dette blevet til en succes.

  • “Uden PTV Route Optimiser daglige støtte, ville det ikke have været muligt, at planlægge de cirka 30 ruter, bestående af mellem 1100-1200 blodprøveaftaler”, siger Steef Besteman og Petra Mol, som sammen med Joke van Lith, er ansvarlige for planlægningen af LabWest’s feltpersonale. Implementeringen af ruteoptimeringssystemet har sparet deres medarbejdere for meget tid. ”PTV Route Optimiser hjælper os med at sammensætte optimale ruter, og det giver os derfor et godt overblik over vores overordnede planlægning, så alle kan få tildelt en praktisk rute”, siger Besteman og Mol. ”Takket være dette ruteoptimeringssystem kan vores medarbejdere allerede være tilbage på vores kontor ved frokosttid”.

  • Kapacitetsoverblik
    • LabWest’s blodprøveservice sikrer, at blodkoagulationsværdierne for de cirka 15.000 patienter, i Den Haag og omegn, bliver overvåget. ”Blodet må ikke koagulere for hurtigt, da der ellers vil være risiko for en blodprop. Blodet må heller ikke koagulere for langsomt, da det kan give stor risiko for blødning”, forklarer Mol. ”Det er derfor vigtigt, at blodprøverne tages regelmæssigt, således at blodkoagulationsværdierne overvåges nøje. Baseret på blodprøvernes resultater, kan den blodfortyndende medicins dosering justeres”.

      Blodprøverne, som foretages i patientens eget hjem, analyserne og justeringen af medicinens dosering, bliver foretaget i løbet af en dag. Efter at være blevet henvist af egen praktiserende læge, eller specialist, bliver patienternes aftaler puttet ind i det administrative system, Trodis, som LabWest bruger. Næste skridt er, at patienterne får deres blodprøver foretaget i hjemmet. ”Forespørgsler, som kommer fra hospitalerne, behandles i et andet administrativt system”.
      Fra Trodis, og hospitalernes administrative system, bliver de kommende tre dages aftaler loadede ind i PTV Route Optimiser. Det meste af disponenternes tid bliver brugt på at planlægge den følgende dags ruter. ”Det hænder, at aftaler til selv samme dag kommer ind i sidste øjeblik. PTV Route Optimiser viser os på en gang alle ruter og aftalesteder på et kort. Det er derfor både meget nemt og hurtigt at kunne vurdere, hvem som nemmest kan påtage sig den sidst indkomne aftale”, siger Mol.

      Aftaler for de efterfølgende to dage, er allerede bearbejdede i den overordnede planlægning. Dette giver indsigt i den fornødne kapacitet. ”På denne måde kan vi indsætte ekstra mandskab, når det er nødvendigt”, siger Mol.

  • planlægning i tre trin
    • LabWest’s planlægning består af tre trin: adresse verificering, lave en forberedende planlægning og dernæst planlægge ruterne. Efterhånden som opgaverne kommer ind, er PTV Route Optimiser i stand til at tjekke adresseinformationen. ”Ofte sker det, at postnumrene og husnumrene ikke matcher, eller at gadenavnet er stavet forkert. PTV Route Optimiser kan rette dette, så vi kan nemt vælge den rette adresse og sende vores medarbejdere til de rigtige steder”, siger Mol.

      Det næste trin er at lave en forberedende planlægning. ” PTV Route Optimiser sammensætter alle besøg på én adresse til en kollektiv opgave, for eksempel på et plejehjem. Stedet bliver automatisk opdelt, hvis der er mere en patient, som skal have foretaget en blodprøve. I sådanne tilfælde er det nødvendigt, at der ikke blot er en, men derimod to medarbejdere til stede. PTV Route Optimiser vil derfor fordele opgaverne mellem dem”, siger Mol. Hun bekræfter, at denne funktion har givet mere tid til deres disponenter, eftersom der mange plejehjem, som bliver besøgt hver uge.

  • Særlige krav
    • Efter at den forberedende planlægning er blevet gennemgået, da vil PTV Route Optimiser beregne medarbejdernes ruter. Programmet vil tage hensyn til de særlige krav, som er pålagte af LabWest. For eksempel, så skal blodprøverne tages på et bestemt tidspunkt i forhold til den medicin, som skal indtages. Hver dag bliver hvert postnummer linket til et kvarter og medarbejder. ”Hver dag grupperer vi postnumrene per kvarter. Ud fra denne gruppering kan vi se, at der er fortrukne dage for blodprøveaftalerne i hvert kvarter. Fordi vores medarbejdere ikke arbejder hver eneste dag, vil postnumrene blive tildelt til den, som er tilstede den dag”, forklarer Besteman. Denne information er lagt ind i Excel, som herefter bliver importeret i PTV Route Optimiser. Derudover er krav, som f.eks. tilladte arbejdstimer per medarbejder og besøgets varighed, defineret. PTV Route Optimiser tager hensyn alle vores krav, og på denne måde får vi sammensat den mest efficiente rute for alle vores medarbejdere.

  • Forbindelse til Ipad
    • Patientspecifikke detaljer, som PTV Route Optimiser ikke kan tage hensyn til, bliver af programmet placeret i et særskilt kommentarfelt ud fra hver enkel aftale. ”Vi læser alle kommentarerne og juster betingelserne derefter, så PTV Route Optimiser kan planlægge dem korrekt”, siger Besteman. Disponenten vil herefter tildele aftalerne til ruterne, som planlægningsprogrammet ikke var i stand til under de tidligere parametre.

      Når planlægning er definitiv, bliver ruterne printet og gjort klar til at medarbejderne kan tage dem med sig. ”Vi vil snart forbinde PTV Route Optimisertil de iPads, som vores medarbejdere allerede bruger. Når vi har fået gjort det, så vil vi være i stand til at sende ruterne digitalt”, siger Besteman.

  • Planlægning i høj kvalitet
    • Fordi PTV Route Optimiser beregner ruterne, da kan disponenterne fokusere deres tid på forbedringer i planlægningen. ”Dette er med til at skabe god kvalitet i vores planlægning og overarbejde er unødvendig”, har Besteman og Mol erfaret. Snart vil de implementere multi-bruger funktionen, som ligger i rute optimeringsprogrammet.  "Dette giver os mulighed for bedre at kunne imødekomme planlægningen af vores personale, hvilket igen vil øge kvaliteten af vores ruter".

  • Skal vi planlægge et orienterende møde?

    Er du nysgerrig for at finde ud af om et ruteplanlægningssystem vil passe til din organisation? Vi drøfter gerne mulighederne med dig.

    Kontakt os