Minder rijden en meer service door slimmere field service planning

Fieldservice-medewerkers hebben een grote impact op de klanttevredenheid. Zij vormen het gezicht van het bedrijf naar klanten. Hun vermogen om producten snel en adequaat te installeren, onderhouden en repareren, bepaalt grotendeels of een klant ook in de toekomst weer een beroep op u doet. Een optimale ritplanning is daarvoor van essentieel belang.

In fieldservice geldt: afspraak is afspraak. Vaak staan klanten al te wachten op de monteur of installateur. Die wilt u natuurlijk niet teleurstellen, maar dat wordt steeds lastiger. Welke factoren hebben invloed op de ritplanning?

• Onvoorspelbare aanrijtijden
• Dichtslibbende steden
• Strakke tijdsafspraken
• Benodigde tijd per opdracht
• Spoedopdrachten
• Competenties van monteurs
• Beschikbaarheid van onderdelen

Het maken van een ritplanning voor fieldservice-medewerkers is allesbehalve eenvoudig. Allereerst is het zaak de juiste medewerker naar de juiste klant te sturen. Daarnaast is het zaak om medewerkers zo min mogelijk te laten rijden, zodat ze meer tijd hebben voor klanten. Kortom: planners moeten rekening houden met uiteenlopende aspecten:

• Gemaakte afspraken met klanten
• Eisen in service level agreements (SLA’s )
• Stijgende brandstofkosten en dus stijgende rijkosten
• Elektrische voertuigen met beperkt bereik 
• Berekenen en communiceren van aankomsttijden
• Inplannen van spoedopdrachten

Zonder digitale ondersteuning is het vrijwel onmogelijk om een sluitende ritplanning te maken. Laat staan een ritplanning die efficiënt, duurzaam en kostenbesparend is. Een ritplanningssysteem levert veel voordelen op:

• Minder tijd nodig voor plannen van ritten
• Meer grip op de complexiteit en restricties
• Minder rijtijd en meer opdrachten per rit
• Lager brandstofverbruik en minder uitstoot
• Realistische ETA’s door betrouwbaardere planning

Een optimale planning betekent beloftes nakomen. Als een opdracht langer duurt dan gedacht, wilt u de daaropvolgende klanten waarschuwen voor vertraging. Als u een storingsmelding ontvangt, moet een monteur op het juiste moment ter plaatse zijn conform de reactietijd die is vastgelegd in het service level agreement (SLA). Geavanceerde planalgoritmes laten u real-time zien of het werk conform planning verloopt en welke monteur het best in de gelegenheid is om een spoedreparatie uit te voeren.  

Natuurlijk kunt u niet elke opdracht aan elke buitendienstmedewerker toewijzen. Behalve reactietijd en efficiëntie spelen nog andere factoren een rol. Denk aan de kwalificaties van medewerkers, de beschikbaarheid van gereedschappen of onderdelen en de maximaal toegestane werktijd. Daarnaast hebben medewerkers vaak hun eigen werkgebied en hun eigen klantenkring, waaraan u het liefst zo veel mogelijk vasthoudt. Met gebruik van planalgoritmes kunt u de beschikbare resources uiterst effectief inzetten, rekening houdend met alle restricties. Daarmee verhoogt u uw first time fix-score.

De slimme ritplanningssoftware van PTV biedt ondersteuning voor uiteenlopende activiteiten:

• Afspraken maken, beheren en wijzigen
• Aankomsttijden berekenen, monitoren en communiceren
• Spoedopdrachten inplannen
• Responstijden uit SLA’s nakomen. 
• Rekening houden met competenties van medewerkers
• Inzicht genereren in rijkosten en CO2-uitstoot

Voor elk bedrijf met mensen in de buitendienst:

• Installatie
• Onderhoud en reparatie
• Inspectiediensten