• Dertig monteurs gaan uit naam van De Smid Reparatie dagelijks op pad om wasmachines, vaatwassers, koelkasten en ander witgoed te repareren. Voor de planning maakt het bedrijf uit Oss gebruik van PTV Route Optimiser ST, het ritplanningssysteem van PTV. Dankzij deze vorm van digitalisering zijn fouten nagenoeg uitgesloten en ontvangen de klanten van De Smid Reparatie een nog betere service.

  • De Smid Reparatie is voortgekomen uit De Harense Smid, de keten met 52 elektronicawinkels die in 2015 is verkocht aan BCC. Door de opkomst van e-commerce en prijsvechters uit het buitenland was het lastig geworden om een zelfstandige winkelketen in de lucht te houden. Dat lag anders voor de reparatietak van De Harense Smid. “De opdracht binnen De Harense Smid luidde: wij zorgen ervoor dat u klant blijft. De focus lag op de binding met de klant, niet alleen door goede verkopers en goede bezorgers maar ook goede monteurs in te zetten. De Harense Smid was de enige elektronicaketen met een eigen reparatieafdeling. Het familiebedrijf zag daar toekomst in en heeft de reparatieafdeling zelfstandig voortgezet”, vertelt Gert van de Beek, directeur van De Smid Reparatie.

    Vandaag de dag beschikt De Smid Reparatie over een team van dertig monteurs met standplaatsen in Noord-Brabant, Limburg, Gelderland, Utrecht en Zeeland. Het bedrijf verricht nog steeds de reparaties voor de elektronicawinkels die zijn overgenomen door BCC, maar heeft zijn klantenkring inmiddels fors uitgebreid. Consumenten kunnen De Smid Reparatie inschakelen bij problemen met hun witgoedapparatuur, maar ook fabrikanten schakelen het bedrijf uit Oss in. “Een fabrikant als Electrolux gebruikt ons als flexibele schil op het moment dat hun eigen monteurs het werk niet aankunnen. Daarnaast verzorgen wij in heel Nederland de reparaties van de afzuigsystemen van Bora. Wij doen alles, zolang het maar reparatie of inbouw van witgoed betreft”, stelt Van de Beek.

  • Optimalisatie van de planning
    • Voor de planning van de dertig monteurs wordt al sinds eind jaren negentig gebruik gemaakt van de oplossingen van PTV. Vandaag de dag heeft de planner hooguit een uurtje nodig om alle reparatieopdrachten te verdelen over de monteurs. Dat was vroeger wel anders, herinnert Van de Beek zich. “Alle reparatieopdrachten werden uitgeprint en vervolgens handmatig op postcode gelegd. Dat leidde regelmatig tot fouten, soms raakten reparatiebonnen zelfs zoek. Nu het hele planningsproces is gedigitaliseerd, is dat niet meer mogelijk.”

      Een cruciale rol spelen de werkvoorbereiders: twee ervaren monteurs die elke reparatieopdracht beoordelen. Wat zijn mogelijke oorzaken en oplossingen van de storing? Welke kwalificaties moet een monteur hebben, welke onderdelen heeft hij mogelijk nodig en hoe lang neemt de reparatie in beslag? “De orderpicklijst met onderdelen gaat naar ons magazijn. Die worden daar gepickt en via nachtdistributie voor zeven uur ’s ochtends in de bus van de monteur gelegd. De antwoorden op de andere vragen gebruiken we voor optimalisatie van de planning.”

  • Verwachte aankomsttijden
    • De werkvoorbereiders leggen de specificaties vast in AFAS, het ERP-systeem van De Smid Reparatie. Rond één uur worden alle opdrachten voor de volgende dag ingelezen in Route Optimiser ST, het ritplanningssysteem van PTV. Alle opdrachten die door de werkvoorbereiders zijn gekoppeld aan een specifieke monteur, worden alvast samengevoegd tot ritten. Vervolgens is het aan de planner om de resterende ‘vrije’ opdrachten door klikken en slepen over deze ritten te verdelen. Met een druk op de knop rekent Route Optimiser ST de kilometers en tijden uit, rekening houdend met de standplaats van de betreffende monteur en de reparatietijden die door de werkvoorbereiders zijn vastgelegd. Van de Beek: “Als de planning definitief is, worden de resultaten teruggestuurd naar het ERP-systeem. Dat systeem stuurt vervolgens automatisch een bericht naar de klant met de verwachte aankomsttijd. Daarbij hanteren we tijdsvensters van drie uur: één uur voor en twee uur na de geplande aankomsttijd.”

      De planning wordt automatisch doorgestuurd naar de app van Relyon Service Management, die elke monteur op zijn tablet heeft geïnstalleerd. Met het voertuigvolgsysteem C-Track blijft de planner op de hoogte van de positie van de monteur. “Bij een spoedopdracht zien we snel welke monteur in de buurt is”, stelt Van de Beek, die overweegt om de Notifications Module van PTV Route Optimiser ST in te zetten. “Die biedt ons meer mogelijkheden dan het ERP-systeem. Denk aan een berichtje een kwartier van te voren dat wij eraan komen met daarbij de naam van de chauffeur. Dat maakt ons dienstverlening nog persoonlijker, wekt nog meer vertrouwen.”

  • Geen discussies meer
    • Van de Beek is blij met Route Optimiser ST. Door de planning te digitaliseren zijn fouten nagenoeg uitgesloten. Dankzij de accuraatheid van de planningsalgoritmes ontvangen klanten een nauwkeurige inschatting van het tijdstip waarop de monteur arriveert. “Dat de routes kloppen, levert ook intern voordelen op. De discussies met monteurs over de planning zijn verdwenen. Afgezien van files komt het niet meer voor dat een monteur om vijf uur was vrijgepland maar pas om acht uur thuis is. Misschien kunnen we nog meer voordeel uit Route Optimiser ST halen als de gereden kilometers en het brandstofverbruik gaan analyseren, maar dat is niet waarop wij sturen. Wij kijken alleen naar de kwaliteit van onze dienstverlening. Route Optimiser ST helpt ons daarbij.”

  • Oriënterende afspraak plannen?

    Benieuwd of een ritplanningssysteem bij uw organisatie past? Wij bespreken graag met u de mogelijkheden.

    Contact opnemen