Deny Logistics verbetert beladingsgraad en verkort planningstijd

Het tekort aan chauffeurs is tevens een belangrijke reden voor aankoop van PTV Route Optimiser ST, het ritplanningssysteem van de PTV Group. “De mensen en middelen die we wel hebben, moeten we zo efficiënt mogelijk inzetten”, stelt Deny, die bijval krijgt van hoofd planning Filip Dupont. “Toen ik hier twee jaar geleden binnenkwam, deden we de planning op basis van een stapel uitgeprinte CMR’s. Aan de muur hing een kaart waarop met pinnetjes de afleveradressen werden gemarkeerd. Twee planners hadden een hele middag nodig om op basis van nattevingerwerk een planning te maken.”
Een eerste verbeterslag vond plaats met de implementatie van een transport management systeem (TMS). Het digitale planbord in dit systeem stelde Dupont en zijn collega’s in staat om orders naar voertuigen te slepen en deze per voertuig in de goede volgorde te zetten. Het maken van een planning was makkelijker geworden, maar nog steeds handwerk. “Het ritplanningssysteem van PTV maakte het plaatje compleet. De twee planners hebben we nu nog maar een uurtje werk”, zegt Dupont.

De planners starten ’s middags met het maken van een voorplanning. Welke opdrachten zijn al binnen? Wat zijn de volumes die ze moeten afleveren of ophalen? “Dan krijgen we al een eerste indruk van het werk dat op ons afkomt. Verwachten we in één van de ritten ruimte over te hebben? Dan kunnen we alvast naar extra vrachten zoeken”, vertelt Dupont.
Aan het eind van de middag start de planner van dienst met de definitieve planning, die vaak rond half zeven klaar is. “Soms moeten we opnieuw beginnen, bijvoorbeeld omdat een opdracht wegvalt. Gelukkig is dat geen probleem meer met PTV Route Optimiser ST. En omdat de planning nu sneller verloopt, kunnen we tot op een later moment nog opdrachten accepteren. We zien nu precies in welke rit nog ruimte zit, wat leidt tot een betere dienstverlening aan klanten”, weet Dupont.
Daarnaast is de flexibiliteit nu een stuk groter. “Omdat we chemicaliën vervoeren, zijn alle vrachtauto’s en alle chauffeurs ADR-gecertificeerd. Maar als twee chauffeurs zich ziek melden, moeten we opeens twee charters inzetten zonder deze papieren. Dankzij PTV Route Optimiser ST kunnen we de planning snel aanpassen en de schade beperkt houden.”

Binnen een half jaar heeft het ritplanningssysteem zijn waarde bewezen. De gemiddelde beladingsgraad is gestegen van 55 tot 60 procent naar 85 tot 90 procent per wagen. “Een enkele keer halen we zelfs meer dan 100 procent. Dan haalt een chauffeur onderweg een zending op en levert die nog in dezelfde rit weer af. Dit soort ritten zorgen voor de krenten in de pap”, vertelt Dupont. Dat de beladingsgraad hoger ligt, heeft ook te maken met de toename van het aantal retourvrachten. De planners zien nu direct welke chauffeur ruimte heeft voor een retourvracht en wat de impact daarvan is op de rest van de planning. “Het ritplanningssysteem leidt tot een andere manier van werken. Wij doen nu minder collizendingen, daarin zijn specialisten als DHL en GLS een stuk beter. Wij concentreren ons op kleine deelladingen van misschien vijf of zes pallets. Daardoor is onze efficiëntie flink verbeterd”, weet Deny.

Dat de discussies met chauffeurs flink zijn verminderd, is tevens een bewijs van de kwaliteit van de planning. Dupont: “Vroeger hadden we vaak discussies met chauffeurs die dachten dat de planning niet paste. Dat kunnen we nu op basis van feiten en cijfers tegenspreken. Ook krijgen we nu nauwelijks nog telefoontjes van chauffeurs die vanwege de rij- en rusttijdenwetgeving niet meer thuis kunnen komen. Meer rust en minder stress voor iedereen dus.”

Deny Logistics heeft meerdere ritplanningsystemen bekeken. De professionele indruk die PTV achterliet tijdens de presentatie en in de offerte, waren doorslaggevend. “PTV heeft door jarenlange ervaring kennis in de sector opgebouwd. Ook is er een goede klik met de mensen van PTV”, zegt Dupont, die regelmatig bezoek krijgt van een PTV-consultant voor verdere opvolging. Samen met hem onderzoekt hij hoe nog meer winst uit PTV Route Optimiser ST kan worden gehaald. “Wij kennen nu zo’n 65 procent van de mogelijkheden van het systeem. Ik schat dat we onze efficiëntie met nog eens twintig procent kunnen verbeteren. Door nog beter te plannen, houden de planners bovendien meer tijd over voor andere zaken, zoals het maken van analyses van de beladingsgraad en van rijtijden”, stelt Deny.

De volgende stap is het implementeren van boordcomputers. De vrachtauto’s zijn al voorzien van GPS-trackers, maar nu heeft Deny Logistics ook PDA’s aangeschaft. “Daarmee kunnen we de communicatie tussen planners en chauffeurs, maar ook tussen planners en klanten verbeteren. Denk aan de situatie dat een vrachtauto niet één, maar twee pallets ophaalt. Als de planners die informatie eerder hebben, kunnen ze eerder daarop inspelen”, stelt Dupont.
Deny wijst op de lage marges in transport. “Als een chauffeur kostbare tijd verliest door een fout in de planning, is die marge al weg. Met Route Optimiser ST maken we die fouten niet meer.”