• Elke dag levert GVT Transport & Logistics meer dan vijfduizend zendingen af in de hele Benelux. Daarvoor beschikt de logistiek dienstverlener over een fijnmazig distributienetwerk met vijf hubs in Tilburg, Alkmaar, Apeldoorn, Veendam en Willebroek. Nu de planners op al die hubs met PTV Route Optimiser ST werken, kan GVT nog meer synergie uit het netwerk halen. Armand Schuffelers van GVT: “De plantijd is nu drastisch verkort, terwijl de tijdigheid flink is verbeterd.”

    Elke ochtend stuurt GVT 375 eigen vrachtwagens op pad, aangevuld met een enkele vaste charter, om zendingen af te leveren in de hele Benelux. Als general manager heeft Schuffelers de opdracht om uniformiteit te brengen in alle onderliggende processen en systemen van dit netwerk. Ook op het gebied van ritplanning. “Wij hadden tot voor kort drie onafhankelijk opererende planningsafdelingen met drie verschillende planningssystemen. Dat maakt het lastig om zendingen tussen de hubs uit te wisselen.”

    Wat GVT’s ritplanning complex maakt, is het onderscheid in het formaat van de zendingen. Voor kleine zendingen tot één pallet en middelgrote zendingen van één pallet tot twaalf laadmeter wordt een aparte ritplanning gemaakt. Voor zendingen die groter zijn dan twaalf laadmeter, wordt een ‘dedicated’ rit aangemaakt. “Natuurlijk overleggen de planners om deze ritten zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Dan helpt het als alle hubs beschikken over hetzelfde planningssysteem dat overzicht biedt over die ritten.”

Handmatig plannen

  • Op een aantal hubs was het planningssysteem dringend aan vervanging toe. In die systemen ontbrak functionaliteit voor het automatisch verdelen van zendingen over ritten. Het samenstellen van ritten was grotendeels handwerk. Rekening houden met restricties zoals het type voertuig of de papieren van de chauffeur - wel of geen ADR-certificaat - was er niet bij. “Dat betekent dat de kwaliteit van de ritplanning grotendeels afhankelijk was van de planner van dienst”, zegt Schuffelers.

    Verdere automatisering van de planning was noodzakelijk omdat zendingen steeds later worden aangemeld. “Soms ontvangen de planners om acht uur ’s avonds nog een zending voor de volgende dag. Dan ontbreekt de tijd om handmatig de ritplanning opnieuw te optimaliseren. Daarvoor hebben we een geavanceerder hulpmiddel nodig.”

  • Multi-User

    GVT koos voor PTV Route Optimiser ST. Belangrijk argument was de flexibiliteit in de lay-out, waardoor de velden en kleuren van de gebruikersinterface volledig kunnen worden aangepast. Dat PTV Route Optimiser ST beschikbaar was als multi-user-systeem, was een ander groot pluspunt. “In de meeste systemen kan één planner maar aan één ritplanning werken. Dat is niet meer van deze tijd en bemoeilijkt de samenwerking tussen de planners van de verschillende vestigingen”, aldus Schuffelers.


    Nog geen vier maanden na de start van de implementatie ging Apeldoorn als eerste hub over. Schuffelers dankt die korte implementatietijd aan de inzet van PTV en van Art Systems, de leverancier van het TMS-systeem Transpas. “Het resultaat is een ritplanningssysteem dat volledig met het TMS is geïntegreerd. Elke nieuwe zending in het TMS staat binnen vijf minuten ook in het ritplanningssysteem. Wordt in een bestaande zending iets gewijzigd? Dan volgt automatisch een data-uitwisseling tussen beide systemen. Voorheen moesten we daarvoor voortdurend op ‘export’ en ‘import’ klikken.”

Train de trainer

  • Opvallend is GVT’s keuze voor het train-de-trainer-principe. De logistiek dienstverlener heeft besloten om de planners zelf te trainen en te begeleiden bij de ingebruikname. “Wij kenden de planners, kenden de situatie en kenden de strategie. Dat heeft geholpen om de planners te overtuigen van de nieuwe werkwijze”, legt Schuffelers uit. Alle planners zijn drie dagen lang getraind. Daarnaast waren de twee trainers de eerste week na de livegang op de hub aanwezig voor eventuele ondersteuning. Schuffelers: “De implementatie is door de planners positief ontvangen. Ze staan open voor vernieuwing, wat niet wegneemt dat ze flink moeten wennen aan de nieuwe aanpak. De planners moeten vertrouwen op het planningsvoorstel dat het systeem genereert. De planners hebben echter nog steeds de vrijheid om van dat voorstel af te wijken. Zij weten in welke ritten nog rek zitten en met zendingen geschoven kan worden om extra kilometers of uren te besparen.”

  • Realistische planning

    Het nieuwe planningssysteem heeft bij kleindistributie geresulteerd in een stijging van 4 procent in het aantal op tijd afgeleverde zendingen. Daarnaast is de planning nu realistischer dan voorheen. Daardoor heeft GVT vooraf beter inzicht in kosten en kan het klanten betrouwbaardere informatie verstrekken over verwachte aankomsttijden. “Dat heeft te maken met de instellingen van het systeem. We kunnen bijvoorbeeld de rijsnelheid van een voertuig naar boven of beneden bijstellen. Door ritten te analyseren en deze parameters aan te passen, kunnen we de planning steeds betrouwbaarder maken.”

    GVT profiteert daarnaast van de koppeling met de chauffeurs- en voertuigkalender. Heeft een chauffeur morgen een dag vrij? Is een trekker of oplegger ingepland voor onderhoud? Dan houdt PTV Route Optimiser ST daarmee automatisch rekening. Schuffelers: “En niet onbelangrijk: ook de totale plantijd is drastisch verkort. Mede dankzij de betere beschikbaarheid van data en de mogelijkheid om met één klik een planvoorstel te maken.”

  • Tactische planning

    In de toekomst hoopt Schuffelers de synergie tussen de verschillende hubs te verbeteren. Denk aan het schuiven met zendingen van de ene naar de andere hub als dat de totale efficiëntie ten goede komt. Het feit dat alle planners in elkaars planning kunnen kijken, draagt daaraan bij.

    Op dit moment gebruikt GVT het systeem in eerste instantie voor de operationele planning. Maar Schuffelers ziet ook mogelijkheden om het systeem in te zetten voor planning op tactisch en strategisch niveau. “Als we patronen in de data over ritten en zendingen kunnen herkennen, kunnen we daarop sturen. Dan krijgen we meer inzicht in de capaciteitsbehoefte en weten we wanneer we moeten investeren in extra chauffeurs of voertuigen.”

  • Afspraak maken?

    Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Wij bespreken graag met u de mogelijkheden. 

    Plan afspraak