• Jarenlang reden de negen auto’s van technische groothandel Mastermate hun vaste rondjes in Noordoost-Nederland. Dat betekende dat steeds weer dezelfde klanten hun leveringen in de knel zagen komen als de auto’s overvol waren. Met de overstap op dynamische ritplanning, ondersteund door het planningssysteem PTV Route Optimiser, heeft Mastermate niet alleen de efficiëntie verbeterd en de CO2-uitstoot verlaagd, maar ook de klanttevredenheid vergroot. Logistiek manager Patrick Oude Heuvel: “We hebben nu de zekerheid dat aan het eind van de dag alles is uitgeleverd.”

  • De trend dat het aantal leveringen op bouwplaatsen toeneemt, is aan het keren. Die trend was ingegeven door de beperkte ruimte op bouwplaatsen en de diefstalgevoeligheid van sommige materialen. Veel liever dan alle benodigde materialen in één keer te laten afleveren, kozen bouwbedrijven ervoor om elke dag alleen de materialen af te roepen die ze op dat moment nodig hadden. “Nu kijken steeds meer bouwbedrijven naar mogelijkheden om het aantal leveringen weer terug te dringen”, vertelt Patrick Oude Heuvel, logistiek manager van Mastermate Brinkman Bedrijven Groep. “Dat heeft te maken met de veiligheid op de bouwplaatsen, maar ook met de uitstoot van vrachtauto’s. Vooral opdrachtgevers zoals overheidsinstellingen en woningcorporaties zijn daarvoor gevoelig. Bouwplaatsen brengen veel bouwverkeer in binnensteden met zich mee en die auto’s rijden natuurlijk allemaal op diesel.”

    Mastermate is een technische groothandel in ijzerwaren, installatiematerialen, hang- en sluitwerk, gereedschappen en andere materialen. Zeven regionale familiebedrijven met in totaal 34 winkels vormen de coöperatie die levert aan bouwen bouwgerelateerde bedrijven zoals onderhoudsbedrijven van woningcorporaties. Brinkman Bedrijven Groep is met 11 winkels en 2 distributiecentra in Deventer en Groningen het één-na-grootste lid, dat zich nadrukkelijk tot doel heeft gesteld om te stijgen op de CO2-prestatieladder. “Ook wij onderzoeken daarom de mogelijkheden om het aantal leveringen aan klanten terug te brengen, het liefst naar twee keer per week. Dat vraagt om aanpassingen bij onze klanten, maar die ruimte is er omdat bouwbedrijven steeds beter leren plannen. De keerzijde van die medaille is dat wij moeten inspelen op de trend dat bouwbedrijven later gaan bestellen, maar toch snel hun orders willen ontvangen”, stelt Oude Heuvel.

  • ''Een ritplanningssysteem kan ook in een organisatie met een klein wagenpark een significante kostenbesparing opleveren.'' - Patrick Oude Heuvel, Logistiek Manager Mastermate Brinkman

  • Flexibele schil

    Een belangrijke bijdrage aan de verlaging van de CO2-uitstoot levert de overstap van een statisch rittenschema op dynamische ritplanning. Vanuit het distributiecentrum in Deventer reden zes bestelauto’s elke dag hetzelfde rondje langs bouwbedrijven, bouwplaatsen en onderhoudsbedrijven. Soms was het tijdschema van deze auto’s voor 80 procent gevuld, soms voor 120 procent. “Dat laatste betekent dat bepaalde leveringen in de knel komen. Omdat we elke dag hetzelfde rondje reden, waren het altijd dezelfde klanten die daarvan de gevolgen ondervonden”, licht Oude Heuvel toe. 

    Op initiatief van de logistiek manager besloot Brinkman Bedrijven Groep het ritplanningssysteem PTV Route Optimiser ST te implementeren. Het resultaat is dat het aantal benodigde auto’s in Deventer is gedaald van gemiddeld 6,5 naar 5,2. “Dat betekent dat we in feite één auto uitsparen. Die zesde auto hebben we wel aangehouden, maar de chauffeur hebben we naar binnen gehaald. Op de dagen dat we nu de zesde auto moeten inzetten, zetten we een flexkracht achter het stuur die per uur wordt betaald. Omdat die flexibele schil relatief duur is besparen we in Deventer denk ik niet veel kosten, maar de leverprestaties zijn wel flink verbeterd.”

    Tegelijk met de ingebruikname van PTV Route Optimiser ST is de werkwijze verandert. De chauffeurs van Mastermate waren gewend om ’s ochtends hun auto’s zelf te laden. Terwijl ze daarmee bezig waren, verzamelden de magazijn-medewerkers in Deventer nog snel de laatste orders die de dag ervoor niet meer konden worden verwerkt. Oude Heuvel: “Dat leidde tot veel hectiek en bij een enkeling zelfs tot slapeloze nachten. Nu werken we in twee ploegen, waarbij de laatste ploeg tot acht uur ’s avonds doorwerkt. Deze ploeg zorgt ervoor dat aan het eind van de dag alle orders zijn verzameld en de auto’s zijn geladen. Chauffeurs kunnen ’s ochtends starten met hun rit, wat betekent dat ze gemiddeld anderhalf uur eerder aan het rijden zijn. Daarvan profiteren alle klanten.”

  • Meer inzicht

    Behalve een efficiëntere ritplanning en betere leverprestaties heeft PTV Route Optimiser ST geresulteerd in veel meer inzicht. De planner in Deventer kan nu exact achterhalen welke levering in welke rit is opgenomen. Als klanten bellen waar de levering blijft, kunnen ze snel terugvinden wat de geplande levertijd is. Ook als een chauffeur onverhoopt vertraging heeft opgelopen, laat Route Optimiser zien wat de consequenties voor de rest van de rit zijn. “Voorheen hadden we dat inzicht niet. Ondanks dat we werkten met vaste ritten, wisten we niet eens zeker welke levering in welke rit zat. De chauffeurs ruilden tijdens het laden van de auto’s soms leveringen uit als de een drukker was dan de ander. Soms besloot een chauffeur tijdens zijn rit uit eigen initiatief om een minder urgente levering over te slaan als hij te laat dreigde te komen. Nu hebben we de zekerheid dat aan het eind van de dag alles is uitgeleverd”, verklaart Oude Heuvel.

    PTV Route Optimiser ST biedt daarnaast de mogelijkheid om gedurende de dag de planning bij te stellen. “Stel dat een auto met pech stil staat. We kunnen snel zien of er leveringen in de knel komen en welke leveringen het beste door een andere auto konden worden overgenomen”, zegt Oude Heuvel, die eraan toevoegt dat de planning uit Route Optimiser niet zo maar kan worden overgenomen. “Het systeem faciliteert de planner, maar neemt zijn rol niet over. We hebben het inzicht van de planner nodig, die kent de bijzonderheden van klanten en is op de hoogte van eventuele tijdleveringen. Een heleboel kun je in het systeem stoppen, maar niet alles.”

  • Geen stress meer

    Uiteraard hebben de planner en chauffeurs wel moeten wennen aan het werken met een ritplanningssysteem, maar die periode duurde maar kort. “Vergeet niet dat onze planners dat werk maar in deeltijd doen. Ze werken tot drie uur ’s middags in het magazijn en kruipen dan pas achter het rit-planningssysteem. Eén planner die nauwelijks enige ervaring had met computers, heeft desondanks binnen twee weken het systeem volledig onder de knie gekregen. Dat geeft aan dat PTV Route Optimiser ST erg gebruiksvriendelijk is”, aldus Oude Heuvel.

    De chauffeurs hebben nu veel minder ruimte om zelf hun rit in te delen. Als zij ’s ochtends in hun auto stappen, ligt de ritplanning klaar op de bijrijdersstoel. De avond ervoor hebben ze de planning al per email ontvangen, zodat ze kunnen zien hoe laat ze moeten vertrekken. “Die planning moeten ze opvolgen, maar ze hebben wel inspraak. Als ze aangeven ergens in de knel te komen, proberen we daarmee rekening te houden. De chauffeurs zijn in ieder geval blij dat ze geen stress meer hebben en weten dat ze alles op tijd kunnen uitleveren. Vroeger kregen ze soms de wind van voren, vooral omdat het door het vaste rittenschema altijd dezelfde klanten waren die hun leveringen te laat kregen.”

    Natuurlijk klopt een planning nooit in de ogen van chauffeurs, beaamt Oude Heuvel. Als een chauffeur denkt dat het efficiënter kan, gaat hij samen met hem achter de computer zitten. In het ritplanningssysteem is eenvoudig te zien wat de consequenties zijn als de aanpassingen van de chauffeur worden overgenomen. Meestal blijkt het systeem het toch beter te weten. “We kunnen eenvoudig laten zien dat de planning dan elders in de knel komt.”

    Klanten hebben geen nadelen ondervonden van de ingebruikname van Route Optimiser. “Natuurlijk zijn er klanten die vroeger altijd vooraan in een rit zaten en nu soms later op de dag hun levering krijgen. Omdat de chauffeurs nu anderhalf uur eerder op weg gaan, ontvangen vrijwel alle klanten hun leveringen nu eerder dan voorheen. Bovendien plannen we nu standaard vier minuten per stop in, zodat de chauffeurs tijd hebben om alle klanten goed te bedienen. Als de auto vroeger voor 120 procent vol zat, hadden ze die tijd niet.”

  • Dertig manuur

    Een jaar na de succesvolle ingebruikname in Deventer, heeft de Brinkman Bedrijven Groep het ritplanningssysteem ook in Groningen ingevoerd. Sinds begin januari van dit jaar is het vaste rittenschema hier eveneens vervangen door een dynamische ritplanning. Het resultaat is een tijdsbesparing van dertig manuur per week op drie auto’s. In plaats van de twintig overuren die de chauffeurs vroeger maakten, heeft de technische groothandel nu een ‘overschot’ van tien uur. “Tot begin van dit jaar konden de drie auto’s in Groningen het werk eigenlijk niet aan, nu hebben ze ruimte over. Dat bewijst dat een ritplanningsysteem ook in een organisatie met een kleine vloot tot een significante kostenbesparing kan leiden”, weet Oude Heuvel.

    In Noord-Nederland profiteert de organisatie van de flexibiliteit van het ritplanningssysteem. Als een chauffeur bijvoorbeeld de winkel in Dokkum bevoorraadt, krijgt hij regelmatig de vraag om een bestelling voor één van de klanten in de regio mee te nemen. “Vroeger zorgde dat voor vertraging van de rest van de rit. Nu plannen we bij de stop in Dokkum een half uur extra in voor dit soort verzoeken.”

    Met ondersteuning van PTV Route Optimiser ST is nu ook veel meer overleg tussen de planners in Deventer en Groningen. “Als we nu een nieuwe klant in het grensgebied van beide regio’s hebben, kunnen we zien vanuit welk distributiecentrum die het beste kan worden beleverd. Vroeger hadden we vaak geen flauw idee.”

  • Grote overlap

    Inmiddels hebben ook andere familiebedrijven binnen de coöperatie van Mastermate de voordelen van dynamische ritplanning ontdekt. Drie familiebedrijven met vier winkels in Noord-Holland zijn op logistiek gebied intensief gaan samenwerken, ondersteund door de versie van PTV Route Optimiser ST die op de server van Brinkman Bedrijven Groep draait. “Deze drie bedrijven hadden allemaal hun eigen klanten verspreid in Noord-Holland, wat resulteerde in een grote overlap tussen hun ritten. De chauffeurs kwamen elkaar bij wijze van spreken elke dag tegen. Nu hebben ze die ritten gecombineerd met het distributiecentrum in Beverwijk als basis. In plaats van zes auto’s hebben ze nu nog maar vier auto’s nodig”, vertelt Oude Heuvel, die binnen de coöperatie nog veel meer besparingsmogelijkheden ziet. “Wij rijden vanuit Deventer elke dag met een auto naar de regio Amsterdam-Zaandam. Het zou veel efficiënter zijn omdat vanuit Beverwijk te doen”, aldus de logistiek manager, die een vurig pleitbezorger van meer samenwerking binnen de coöperatie is. Een andere wens van Oude Heuvel betreft de aanschaf van mobiele terminals voor de chauffeurs. Die kunnen worden gebruikt om leveringen te laten aftekenen, maar ook om foto’s te maken van de plek waar de levering is neergezet als niemand aanwezig is om die te ontvangen. “Die terminals kunnen we dan ook gebruiken als boordcomputer. We hoeven de planning dan niet meer uit te printen, maar kunnen die via de terminal communiceren met de chauffeurs. Dat biedt de mogelijkheid om de planning aan te passen zonder dat de chauffeur daar erg in heeft.”